Interazione, coinvolgimento dei partecipanti, lavoro collaborativo: sono le nuove parole d’ordine del meeting design, che punta a elaborare format di eventi sempre più partecipativi, attivando la platea con una serie di tecniche che implicano l’interazione diretta delle persone.

Questo approccio, che stimola il networking e facilita il processo di apprendimento dei contenuti veicolati dall’evento, risulta però poco gradito agli introversi, che non amano essere bombardati da stimoli esterni, faticano a socializzare e preferiscono i contesti riflessivi a quelli interattivi. Secondo Susan Cain, autrice del libro Il potere degli introversi (vedi il suo noto TED talk a questo link), un terzo/metà della popolazione mondiale è costituita da introversi, che si trovano però a vivere in un mondo “disegnato” per gli estroversi. In tema di eventi, gli introversi tendono quindi a evitare quelli con format partecipativi e, se la partecipazione è obbligatoria, ne possono risultare fortemente stressati.

Ad affrontare il tema di come progettare eventi che coinvolgano gli introversi è un post di Jez Paxman sul blog Event Manager, dove si sostegono due tesi principali: la prima è che occorre sfatare il luogo comune secondo cui gli introversi non attribuiscono valore al format partecipativo (fanno solo fatica ad affrontarlo), e la seconda è che il format partecipativo costituisce l’essenza dell’evento, il cui senso ultimo non è solo veicolare informazioni (quelle si possono trarre anche da internet), ma condividere idee, cominciare conversazioni, divulgare nuovi modi di pensare, allacciare relazioni. Come si possono, quindi progettare eventi partecipativi che non facciano fuggire (o sudare) un terzo/metà della platea?

Chiarezza sul format per non generare incertezza
Comunicate con precisione il format dell’evento, evitando di generare incertezza, fra i potenziali partecipanti, su come funzionano e cosa comportano gli elementi partecipativi e interattivi. Spiegate come saranno condotti, sottolineandone il valore aggiunto: consentirà agli introversi di prepararsi senza esserne colti di sorpresa. Stimolate le persone a cominciare a interagire fra loro prima dell’evento.

Privilegiare piccoli gruppi per l'interazione
Proponete format che permettano l’interazione in piccoli gruppi di persone su temi per loro rilevanti. Collaborazione e partecipazione non significa necessariamente fare condividere ai partecipanti il proprio pensiero con un’intera platea: si può farli lavorare insieme in contesti di due o tre per volta, magari lasciando prima tempo per elaborare il pensiero individualmente. Anche l’allestimento della sede dell’evento fa la sua parte: prevedete aree tranquille, dove le persone possano sedersi per parlare oppure per ricaricarsi; lasciate loro la possibilità di non partecipare agli eventuali momenti dedicati a cocktail e conversazione spicciola.

Il supporto dei facilitatori
Negli eventi tradizionali con presentazioni frontali i facilitatori non sono necessari, ma quanto più i format diventano partecipativi tanto più emerge la necessità di un supporto. I bravi facilitatori sanno coinvolgere tutti i tipi di personalità e possono ammorbidire o evitare le difficoltà dei format interattivi.

Il nodo delle domande
Se l’unico modo, per i partecipanti, di porre domande ai relatori è quello di alzarsi in piedi e formularle verbalmente di fronte all’intera platea il rischio è che il momento divenga prerogativa di pochi. L’ostacolo può essere aggirato attraverso una app che consenta di inviare le domande dallo smartphone e magari anche di votare le più interessanti e pertinenti. Il canale digitale per porre le domande e intervenire deve essere tenuto aperto prima, durante e dopo l’evento.

Networking pilotato e contestualizzato
Incoraggiate i partecipanti a registrarsi secondo categorie e a “prenotare” incontri con persone simili per interessi professionali, utilizzando aree tematiche che fungano da contesto comune: in questo modo il networking sarà più efficiente perché basato sui contenuti e non sulla conversazione spicciola.

I social media per una partecipazione su misura
Sono un canale perfetto per consentire alle persone di connettersi e contribuire ai contenuti e alla discussione nei termini e nei tempi che sono loro più congeniali. È importante quindi portare i contenuti e le relazioni social nell’evento, e viceversa.

Affinché l’evento risulti di valore per tutti partecipanti occorre tenere conto dell’intero spettro di personalità, conclude Jez Paxman: non facendolo, e progettando eventi a misura solo di estroversi, si rischia non solo di allontanare una parte consistente della platea, ma anche di perdere il contributo peculiare che arriva dagli introversi.